Chau papel: cómo es el megaproyecto de digitalización de archivos de la Ciudad

El Gobierno porteño dio un paso más en el proceso de modernización de la gestión encarado a partir de 2009, cuando comenzó a implementarse la Ley N° 3304 de Modernización de la Administración Pública. Luego de haber concretado el pasaje de una cultura organizacional centrada en el papel a una enfocada en lo electrónico, en 2017 puso en marcha la digitalización del Archivo General de la Ciudad de Buenos Aires. Se trata de una iniciativa de características sin precedentes en un organismo estatal, que le permitió preservar 4.100.000 millones de documentos públicos y ahorrar 517 millones de pesos desde 2018 a abril 2021.

El proyecto, que es impulsado por la Secretaría Legal y Técnica que encabeza Leticia Montiel, se llama ArchiBA y representa una nueva gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar y gestionar los documentos.

Se trata de una iniciativa de características sin precedentes en un organismo estatal, que le permitió preservar 4.100.000 millones de documentos públicos y ahorrar 517 millones de pesos desde 2018 a abril 2021.

Una inversión con múltiples ganancias para los vecinos

Desde su planta de más de 11 mil metros cuadrados ubicada en el sur de la Ciudad, a pasos de la moderna y ya conocida sede de Uspallata, en el barrio de Parque Patricios, una dotación de 70 trabajadores especializados clasifica, archiva y conserva documentos de interés para los porteños: expedientes de los ministerios, legajos de empleados, de docentes, historias clínicas de hospitales y de pacientes, planos de obras públicas y de habilitaciones, libros de educación, títulos de estudio secundario, actas de nacimiento, matrimonio y defunción, entre otros.

ArchiBA representa una nueva gestión documental basada en una forma más ágil y moderna de administrar, preservar, digitalizar y gestionar los documentos.

“Lo primero que hicimos fue analizar qué era lo que ofrecían las empresas más importantes del país frente a las necesidades que estaba teniendo el Gobierno en materia de archivo y digitalización. Con ese diagnóstico presentamos un proyecto que contemplaba, además de nuestros objetivos estratégicos, el espacio y los recursos (maquinarias, equipamiento, dotación) qué necesitábamos para llevarlo a cabo”, explicó el gerente operativo de Diseño de Proyectos Digitales, de la Secretaría Legal y Técnica porteña, Jorge Angelelli.

Los avances continuaron durante el 2019 con la adquisición e instalación de racks para seguir aumentando el espacio de guarda y nuevos scanner de mejor calidad. Esto permitiría alcanzar-según proyectan desde la cartera a cargo- un ahorro estimado que llegaría a $ 801 millones de pesos para 2022.

“En el año 2017 presentamos el proyecto y para el 2018 iniciábamos la obra de la Nave I y de una nueva estructura para la guarda de 45.000 cajas de archivos físicos, que marcó la conformación de un nuevo centro de digitalización con una capacidad operativa muchísimo más amplia”, agregó.

Entre sus múltiples virtudes, el proyecto también brinda una mayor transparencia y seguridad en el resguardo de la información, simplifica los procesos y reduce los trámites. Además, favorece la ecología ya que permite reciclar 2 toneladas de papeles por año.

“Ya migramos más de 112 mil cajas y tenemos más de 60 millones de imágenes digitalizadas. Ha sido una puesta en valor significativa”, detalló el director general de la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, Eduardo Azar

El proyecto también brinda una mayor transparencia y seguridad en el resguardo de la información, simplifica los procesos y reduce los trámites.